METEOR I TRIGLAV CASE STUDY

Coming – 20 Godina sa Vama
23 августа 2017

OSTVARENI REZULTATI

  • Optimizovan broj mašina u upotrebi.
  • Mašine su istog tipa, što olakšava njihovo administriranje.
  • Racionalizovan raspored mašina u radnom prostoru.
  • Za 20% manje štampe.
  • Uveden sistem ovlašćenja za korišćenje uređaja.
  • Eleminisana uska grla u procesu štampe.
  • Angažovanje IT službe smanjeno 9 puta.
  • Poboljšan rad servisa.
  • Ostvarena mogućnost planiranja štampe u kompaniji.
  • Uštede i do 60%.

Rešenje za štampanje
koje je povezalo
Meteor i Triglav

Iako se u firmama štampanje obično zapostavlja, pravilan pristup ovom IT segmentu može doneti ozbiljne uštede u poslovanju.

Branislav Cvetanović

Kompa­ni­ja­ Triglav­ osigu­ra­nje­ je na svojoj­ central­noj­ loka­­ciji­ koncen­tri­sa­la­ prodaj­ne­ snage,­ obra­du­ šteta,­ upra­vu­ kompa­ni­je,­ službe­ i sekto­re­ koji­ podrža­va­ju­ poslo­va­nje­ kompa­ni­je­. Rezul­tat­ takve­ orga­ni­za­ci­je­ su veli­ke­ i različite­ potre­be­ za štampa­njem­ i ske­nira­njem­ u crno‑beloj­ ili kolor­ tehni­ci,­ za pohra­nji­va­njem­ poda­ta­ka­ u direk­­ tori­ju­me­ i baze,­ slanjem­ putem­ e‑mail­ poru­ka,­ luksu­znom­ štampom­ ugovo­ra­ i poli­sa,­ pa samim­ tim i za veli­kom­ kon­centra­ci­jom­ multi­fun­kcij­skih­ uređaja i štampača­.

IT sektor­ kompa­ni­je­ Triglav­ suočavao se sa veli­kim­ proble­mi­ma­ oko održa­va­nja­ različitih­ tipo­va­ uređaja van garan­ci­je,­ sa stalnim­ kvaro­vi­ma,­ dugim­ postup­ci­ma­ poprav­ke­ i veli­kim­ anga­žo­­vanjem­ u vezi­ sa nabav­kom,­ ispo­ru­kom­ i zame­nom­ tone­ra,­ slanjem­ praznih­ tone­ra­ na uništa­va­nje,­ a neop­ho­dno­ je bilo­ i da se čuvaju­ određene­ zali­he­ opre­me­. Do­kumen­ti­ nisu­ bili­ obezbeđeni,­ a pristup­ štampačima­ mogao­ je imati­ bilo­ ko, bez mogućnos­ti­ kontro­le­ ili ogra­ničenja­. Čekanje­ na zame­ne,­ insta­la­ci­je­ i poprav­­ke, kao i loši­ otisci­ ili otka­zi­va­nje­ uređaja u momen­tu­ potre­be,­ rezul­ti­ra­li­ su neza­­dovolj­stvom­ kori­sni­ka­. S’ druge­ strane,­ kako­ nije­ bilo­ adekva­tnog­ uprav­lja­nja­ i kontro­le,­ često­ je bez potre­be­ štampa­no­ jednos­tra­no­ i u boji,­ bilo­ je i pogre­šne­ štampe,­ kao i nepo­tre­bno­ veli­kog­ obima­ štampa­nja­ mate­ri­ja­la­.

 

POČETNA SITUACIJA

Ukupni­ troško­vi­ štampe,­ kopi­ra­nja­ i skeni­ra­nja,­ osim nomi­nal­nih­ izno­sa­ plaćenih tone­ra,­ rasli­ su i zbog poprav­ki­ i veli­kog­ anga­žo­va­nja­ resur­sa­ na održa­­vanju­. Fokus­ se nije­ mogao­ preba­ci­ti­ na uprav­lja­nje,­ već je sva energi­ja­ odla­zi­la­ na puko­ održa­va­nje­ posto­jećeg­ rešenja­.

Iz ovako­ zatečenog­ stanja,­ zahtev­ kori­sni­ka­ podra­zu­me­vao­ je opti­mi­za­ci­ju­ broja­ uređaja, kojih­ je bio 71, a među nji­ma 22 različita­ mode­la­ raznih­ brendo­va­. Pri tom je 30% mode­la­ bilo­ staro­ 3 godi­­ne, a čak 70% u prose­ku­ 4,5 godi­ne­.

Pored­ toga,­ bilo­ je neop­ho­dno­ omo­gućiti konti­nu­iran­ rad za svih 160 kori­sni­ka,­ raspo­ređenih­ na četiri­ nivoa­ zgrade,­ kao i podići­ nivo
servi­sa,­ kvali­te­­ta i dostu­pnos­ti,­ uz istov­re­me­no­ smanje­­nje anga­žo­va­nja­ ljudi­ iz IT službe­. Novim­ pristu­pom­ treba­lo­ je raci­ona­li­zo­va­ti vrste i obim štampe­ i pronaći­ reše­nje­ koje­ će pokri­ti­ sezon­ske­ osci­la­ci­je­ u broju­ otisa­­ka, značajno­ smanji­ti­ troško­ve­ i obezbe­­diti­ povećan­ nivo­ sigur­nos­ti­ doku­me­­nata­ koji­ se štampa­ju,­ kao i uprav­lja­ti­ pravi­ma­ pristu­pa­ uređajima­.

ODGOVOR NA POTREBE

Anali­za­ zatečenog­ stanja­ i jasno­ defi­ni­­ sani­ zahte­vi­ obli­ko­va­li­ su put kojim­ je Mete­or­ krenuo­ kako­ bi kreirao­ adekva­­ tno reše­nje­. Uz manji­ broj viso­ko­pro­fe­­ sional­nih­ i tipi­zi­ra­nih­ uređaja, koji­ su planski­ raspo­ređeni­ unutar­ poslov­nih­ prosto­ri­ja,­ Triglav­ je dobio­ kvalitetnu­ štampu,­ kopi­ra­nje­ i skeni­ra­nje­ u ure­ dnijem­ radnom­ okru­že­nju­. Smanje­njem­ broja­ tone­ra­ veli­kog­ kapa­ci­te­ta­ umanjen­ je i njihov­ poten­ci­jal­no­ štetan­ uticaj­ na zdravlje­ zapo­sle­nih,­ a boljim­ raspo­re­dom­ štampača­ opti­mi­zo­va­na­ je mogućnost­ kreta­nja­ kroz radni­ prostor­.

Profi­li­sa­njem­ kori­sni­ka­ i gene­ral­nim­ poli­sa­ma­ elimi­ni­sa­no­ je kolor­‑štampa­­ nje nepo­tre­bne­ doku­men­ta­ci­je­ i elek­tronske­ pošte­. Praćenje statis­tičkih­ poda­ta­ka­ o korišćenju­ maši­na­ po orga­ni­za­ci­onim­ segmen­ti­ma,­ uređajima­ i kori­sni­ci­ma­ obezbe­di­lo­ je bolju­ kon­trolu,­ uz mogućnost­ daljih­ pobolj­ša­nja­. Samo­ uvođenje reše­nja­ podi­glo­ je pažnju­ kori­sni­ka­ i done­lo­ smanje­nje­ ukupnog­ obima­ štampe­ od skoro­ 20%. Tako­ je Mete­or­ reše­nje­ u Trigla­vu­ dopri­ne­lo­ i po­ većanju odgo­vor­nos­ti­ i očuvanju­ živo­tne­ sredi­ne­.

Preven­tiv­nim­ održa­va­njem,­ nadzo­­rom printe­ra­ i kratkim­ odzi­vom­ servi­­sa obezbeđen­ je konti­nu­itet­ rada,­ bez ispa­da­nja­ uređaja van funkci­je,­ čime su povećani­ i efika­snost­ i zado­volj­stvo­ kori­sni­ka­. Identi­fi­ka­ci­onim­ karti­ca­ma­ koje­ zapo­sle­ni­ već koris­te,­ uz jednos­­tavnu­ imple­men­ta­ci­ju,­ obezbeđen­ je zaštićen­ i kontro­li­san­ pristup­ uređaji­ma, a pose­bno­ doku­men­ti­ma­. Preki­di­ u radu­ zbog kvaro­va­ štampača­ elimi­­nisa­ni­ su uvođenjem opci­je­ Folow­ me, koja­ omogućava­ da kori­snik­ štampa­ na bilo­ kom raspo­lo­ži­vom­ uređaju. Sami ­tim, elimi­ni­sa­na­ su i preop­te­rećenja­ na poje­di­nim­ štampačima­ u toku­ dana­ ili u vreme­ većeg obima­ štampe­ u poje­di­nim­ sekto­ri­ma­ (na primer,­ krajem­ godi­ne­ u sekto­ru­ finan­si­ja)­ .

Anga­žo­va­nje­ IT sekto­ra­ na ovom pro­blemu­ smanje­no­ je devet­ puta­ i svodi­ se na prija­vu­ i odja­vu­ kori­sni­ka­ reše­nja,­ kao i praćenje i anali­zu­ rada­ samog­ reše­nja­. Uvođenjem obuhva­tnog­ Mete­or­ printing­ reše­nja­ ostva­re­ne­ su ušte­de­ i do 60% u odno­su­ na pretho­dno­ stanje­.

JOŠ NEKE PREDNOSTI

Uvođenje MePS Mete­or­ printing­ mana­­gement­ reše­nja­ ne dono­si­ samo­ ušte­­de već i mogućnost­ daljeg­ plani­ra­nja­ i razvo­ja­ siste­ma­ u skladu­ s potre­ba­ma­ kori­sni­ka­. Tome­ dopri­no­si­ i konstan­ta­ u troško­vi­ma­ koja­ prati­ uvođenje reše­nja.

Pose­bne­ mogućnos­ti­ otvo­re­ne­ su u prome­ni­ poslov­nih­ proce­sa­. Praćenjem izve­šta­ja­ po kori­sni­ku­ i po štampaču­ izvrše­na­ je doda­tna­ raci­ona­li­za­ci­ja­ štam­pe. Uveden­ je portal­ gde se čuvaju­ skeni­­ rani­ izve­šta­ji,­ izvo­di­ i drugi­ doku­men­ti­ koji­ su se statis­tičkom­ anali­zom­ poka­za­li­ kao nepo­tre­bni­ u štampa­noj­ formi­.

Mena­džment­ kompa­ni­je­ često­ daje­ najni­ži­ priori­tet­ uprav­lja­nju­ štampom,­ iako je proce­na­ da ona predstav­lja­ 1% ukupnih­ troško­va­ firme­. Kod neplan­­skog uređenja štampe­ često­ se deša­va­ da se kompa­ni­je­ zadrže­ na perso­nal­nim­ štampačima,­ koji­ su i do 10% skuplji­ od siste­ma­ koji­ koris­te­ mrežne­ uređaje ili mode­le­ za veći obim štampe­.

Zahva­lju­jući­ planskom­ pristu­pu,­ zapo­sle­ni­ u Trigla­vu­ danas­ štampa­ju­ si­gurni­je,­ jefti­ni­je­ i bez zloupo­tre­ba­. Omo­gućeno je plani­ra­nje­ u proce­su­ štampe,­ nema­ otka­zi­va­nja­ servi­sa,­ niti­ čekanja­ na štampač­. Zbog svega­ toga­ i zado­volj­­stvo kori­sni­ka­ je pora­slo­.

Branislav Cvetanović

Comments
Share
Coming Computer Engineering

Kompanija COMING – Computer Engineering d.o.o. osnovana je 1991. godine sa ciljem da kreira, razvija, implementira, prodaje i pruža usluge podrške IT sistema, kako bi izašla u susret potrebama i zahtevima klijenata i tržišta.

logo