U eri u kojoj svaki segment poslovanja može biti unapređen korišćenjem informacionih tehnologija koje se oslanjaju na resurse u oblaku, javlja se potreba za efikasnijim i bezbednijim načinom čuvanja dokumenata, kako papirnih tako i elektronskih.
Tradicionalni način zavođenja i skladištenja dokumenata podrazumeva jedno ili više lica sa tom radnom obavezom, prostoriju namenjenu isključivo za arhiv ili smeštanje zavedenih dokumenata u kompanijskim kancelarijama. Neefikasno fizičko pretraživanje dokumenata u gomili papira, onemogućen uvid u ranije verzije dokumenata, otežano sortiranje i zauzeće velikog fizičkog prostora rezultuju gomilanjem problema u vođenju administracije i poslovnoj komunikaciji. Pored sveg truda i uloženih resursa, u tradicionalnom modelu arhiviranja vrlo je lako ostati upravo bez onog dokumenta koji nam je u nekom trenutku od ključnog značaja. To može biti posledica nemara ili loših uslova za čuvanje arhiviranih dokumenata, a ovakvi problemi mogu ozbiljno ometati rast i razvoj poslovanja.
Digitalna arhiva kao servis
COMING‑ov servis SDA (Secured and Signed Digital Archive) pokrenut je zbog rastuće potrebe za automatizacijom poslovnog procesa, uz očuvanje pouzdanosti i bezbednosti poslovnih dokumenata. Servis je koncipiran i razvijen kao Digital archive as a Service (DaaS). Ovaj servis omogućava skeniranje dokumenata sa uređaja vidljivih na mreži, njihovo digitalno potpisivanje i arhiviranje. Odabirom uređaja na mreži započinje proces skeniranja dokumenata, tokom kojeg će određenim korisnicima biti omogućen pregled skeniranih stranica. Po završetku skeniranja, korisnici dobijaju mogućnost da dokumentima dodele opisne atribute (naziv, tip, kratak opis, datum i sl.). Arhivirane stranice se potom mogu pregledati, preuzimati ili koristiti za izradu novih verzija dokumenata. Takođe, arhivi se učitavanjem sa fajl‑sistema mogu dodavati dokumenti koji su prethodno već digitalizovani i njima se potom manipuliše na isti način.
Uz savete i jasno definisanu strukturu, aplikacija vodi korisnike kroz procedure. Kompletan korisnički interfejs razvijen je tako da svaki korisnik sa računarom, web pretraživačem i bilo kakvim skenerom može da arhivira i potpiše dokument, bez dodatne obuke. Informacije o korisniku koji je arhivirao ili dodao novu verziju dokumenta čuvaju se, bez mogućnosti brisanja prethodnih verzija – iz bezbednosnih razloga. Na ovaj način obezbeđena je pouzdanost sistema, u smislu sprečavanja potencijalnih zloupotreba podataka.
Arhiviranje u cloud‑u
Koncept čuvanja dokumenata u cloud‑u doveo je do značajnog podizanja nivoa bezbednosti podataka. Korišćenje cloud‑a ukida potrebu za obezbeđivanjem fizičkog prostora – kancelarijskog, prostora na diskovima ili bilo kojoj drugoj vrsti medija za arhiviranje. Ovakav način arhiviranja eliminiše problem gubitka podataka, što je – složićemo se – od izuzetne važnosti, jer se od takvih neželjenih situacija poslovanje vrlo teško oporavlja, a šteta u nekim slučajevima može biti nenadoknadiva.
Uz navedene prednosti ovog servisa, treba istaći i njegovu dostupnost sa bilo kog mesta, u bilo koje vreme, uz adekvatne kredencijale. Tako se obezbeđuju fleksibilna komunikacija i povećana mobilnost poslovanja, što su preduslovi za opstanak na tržištu današnjice.
Bitna karakteristika SDA servisa je efikasno pretraživanje dokumenata. Kod tradicionalnog načina arhiviranja očigledne su poteškoće prilikom pronalaženja željenih dokumenata u prostorijama prenatrpanim papirima, a nemogućnost da se brzo dođe do potrebnih podataka ugrožava efikasnost poslovanja. COMING‑ova aplikacija odgovara na potrebu za brzom pretragom dokumenata. Ona inicijalno prikazuje listu od deset najnovijih dokumenata dodatih u arhivu, a korisnici uz to imaju mogućnost pretraživanja dokumenata na osnovu zadatih atributa, poput naziva, tipa dokumenta, vremena arhiviranja i drugih karakteristika koje se beleže u digitalnoj arhivi, čime se postiže značajna ušteda vremena. Efikasnost pretraživanja i prikazivanja dokumenata postignuta je direktnim upisivanjem potpisanih dokumenta u bazu kao niza bajtova koji ih čine.
Digitalni potpis i definisani nalozi
Vitalna funkcija SDA servisa, koja ga izdvaja u odnosu na sisteme prostog skeniranja dokumenata i njihovog smeštanja na server, jeste mogućnost digitalnog potpisivanja dokumenata. Digitalno potpisani dokumenti jednako su validni kao i oni u papirnoj formi, sa pečatom. Digitalni potpis je elektronska zamena za svojeručni potpis i pečat, a ne samo digitalna slika potpisa. Njegova svrha je da garantuje identitet učesnika u komunikaciji i integritet podataka. Za proveru identiteta i integriteta koriste se javni i privatni ključevi, sadržani u digitalnom sertifikatu. Digitalni sertifikat je elektronski dokument koji izdaje sertifikaciono telo (Certification Authority – CA) i sadrži podatke o korisniku i izdavaocu sertifikata.
Sigurnost podataka dodatno je obezbeđena definisanjem uloga naloga u sistemu. U okviru jedne kompanije nalog se dodeljuje administratoru ili grupi administratora sa određenim pravima pristupa. U kompaniji može postojati proizvoljan broj naloga sa dozvolom snimanja, kreiranja novih verzija i digitalnog potpisivanja dokumenata, ali samo korisnik sa ulogom administratora odlučuje kome će kreirati naloge sa dozvolom snimanja i potpisivanja, a sa kojih naloga će moći da se vrši samo pretraživanje. Time se minimizuje rizik od zloupotrebe podatka i položaja. Takođe, kroz ovu funkcionalnost omogućeno je i kreiranje naloga samo sa privilegijom čitanja dokumenata uz određene atribute. Ovako definisana uloga može biti korisna, recimo, u situaciji kada finansijski revizor obavlja inspekciju poslovanja. U tom slučaju moguće je dodeliti mu nalog koji omogućava pretraživanje i čitanje samo faktura (tip dokumenta – atribut) izdatih u određenoj godini (vremenski period – atribut).
Digitalizacija arhiva i čitavog poslovanja ključna je komponenta za uspešno funkcionisanje jedne moderne kompanije. Ona podrazumeva prelazak sa zastarelih na bezbedne i ekonomski efikasne modele vođenja administracije. Potpuna digitalizacija znači i potpunu automatizaciju poslovnih procesa, a sve u cilju postizanja modela poslovanja koji je u stanju da drži korak sa vremenom i zahtevima tržišta.
| Karakteristike | Tradicionalna arhiva | COMING SDA |
| Fizički prostor za arhiviranje | ✔ | ✘ |
| Odgovarajući mediji za smeštanje arhiviranih dokumenata | ✔ | ✘ |
| Zloupotreba dokumenata iz arhiva | ✔ | ✘ |
| Trajni gubitak arhivirane dokumentacije (usled krađe, požara, elementarnih nepogoda…) | ✔ | ✘ |
| Vreme potrebno za pretragu dokumentacije | ✔ | ✘ |
| Digitalno potpisivanje dokumenata | ✘ | ✔ |
| Fleksibilnost poslovanja | ✘ | ✔ |
| Automatizacija procesa arhiviranja | ✘ | ✔ |
| Uticaj na životnu sredinu | ✔ | ✘ |
Ivan Simonović
