Dinamično tržište ne dozvoljava operativnu i administrativnu neefikasnost. Automatizacija procesa upravljanja poslovnom dokumentacijom postaje zahtev modernog poslovanja.
Svedoci smo ubrzanog prelaska poslovanja „uz pomoć štapa i kanapa“ na elektronsko poslovanje. U skladu s potrebama, razvijaju se i alati za podršku poslovanju. Od evolucije u čuvanju dokumenata od papirnog do elektronskog oblika, od sistema koji su čuvali skromnu količinu gotovo nepretraživih podataka, došli smo do ere aplikacija uz pomoću kojih se upravlja čitavom dokumentacijom neke organizacije. Najveće prednosti ovih alata su napredna komunikacija i kolaboracija, visok nivo bezbednosti podataka, mogućnost praćenja svih poslovnih procesa i ozbiljna mogućnost prilagođavanja specifičnim potrebama kompanija.
Brz odgovor na tržišne promene, trenutni uvid u efekte poslovanja, konstantan rast i razvoj, uz zdravu poslovnu atmosferu i zadovoljstvo u radu – to je slika koju svako želi kada zamišlja svoje poslovanje. U pozadini se kriju veliko umeće i ozbiljni zahtevi postavljeni pred donosioce odluka koji stvaraju poslovne okvire kompanija. Zahtevi modernog poslovanja u temelju imaju timski rad, kreativnost, brzinu pronalaženja rešenja, konstantno učenje i upravljanje znanjem u kompaniji.
S druge strane, realnost je da se većina ljudi svakodnevno sreće sa preprekama poput nemogućnosti pronalaženja odgovarajućeg dokumenta ili njegove poslednje verzije, višestrukih nivoa odobravanja, nemogućnosti pristupa svim potrebnim informacijama, niti načinima na koje kolege rešavaju slične probleme. Ukoliko neko ode iz firme ili promeni poziciju u njoj, naslednik najčešće nema adekvatne materijale, niti preneseno iskustvo kako bi nastavio rad, već se iznova ide korak unazad. Svi ovi problemi utiču na neefikasno trošenje radnog vremena, probleme u komunikaciji i pad motivacije zaposlenih.
Microsoft‑ov pristup
Upravo su razvoj poslovnih softverskih alata i tehnologija isporuke rešenja doveli do toga da više ne moramo da se borimo sa ovakvim poslovnim problemima. Automatizacija rada, uz uređenje poslovnih procesa i prijatno korisničko okruženje – to je trend današnjice, koji je dostupan svima, jer je cloud tehnologija omogućila iznajmljivanje upravo onih IT resursa koji su poslovanju potrebni i donela mogućnost i malim i srednjim kompanijama da za sopstveno poslovanje obezbede alate svetskog ranga.
Jedno od takvih rešenja je i Microsoft SharePoint, rešenje za upravljanje poslovnom dokumentacijom, prisutno na tržištu od 2001. godine. Ovo rešenje je tokom prve polovine svog postojanja uspelo da se izdigne nad konkurencijom i drži visoko mesto među rešenjima iz DMS (Document Management System) porodice. Nakon verzije 2010 SharePoint gubi na popularnosti među korisnicima, uglavnom zbog korisničkog okruženja koje je ocenjeno kao dosadno. Uz želju da se otvori i prema MSP tržištu, suočen sa teškoćama, SharePoint odlazi u cloud i sa verzijom 2013 vraća osmeh na lice korisnika.
Microsoft je još jednom pokazao koliko značaja pridaje mišljenju korisnika. Upravo ovakve situacije pokazatelj su snage velikih kompanija, koje imaju energije za prevazilaženje izazova, što često, na žalost, nije slučaj sa manjim proizvođačima softvera.
Namena SharePoint rešenja
Sjajne rezultate ovo rešenje daje u kompanijama koje moraju da zadovolje zahteve standardizacije. Čest je slučaj da državna uprava zahteva od privrednih društava uređenje poslovne dokumentacije prema jasnim pravilima. U ovu grupu spadaju kompanije koje proizvode hranu, medicinska sredstva i lekove, koje pružaju usluge koje se tiču zdravlja i bezbednosti ljudi, kompanije koje izvoze svoju robu i usluge.
Ozbiljnu primenu SharePoint je našao i među agencijama koje barataju pozamašnom administracijom, uglavnom iz pravnih i zakonodavnih razloga, tako da nije redak slučaj da se ovim alatom koriste javna preduzeća.
Bez obzira na industriju, prirodu vlasništva, veličinu ili lokaciju kompanije, upotreba SharePoint‑a donosi povećanje ukupne efikasnosti kroz timski rad i optimalne modele donošenja odluka, što direktno utiče na brzinu odgovora kompanije na tržišne promene.
Visoka bezbednost
Verovatno najvažnija karakteristika SharePoint rešenja jeste ostvarivanje visokog nivoa bezbednosti poslovnog sadržaja. S jedne strane, tu je hardverska bezbednost, koja se postiže korišćenjem rešenja kao usluge u cloud‑u. Vaš cloud‑provajder preuzima odgovornost i garantuje vam dostupnost servisa. S druge strane, tu je bezbednost softvera. SharePoint u cloud‑u ima pojačane mogućnosti upravljanja dokumentima, u smislu očuvanja integriteta podataka na timskim sajtovima. Ovo se pre svega odnosi na opcije dodeljivanja obaveze korisnicima da obrate pažnju na određena dokumenta ili njihove delove pre editovanja, zatim mogućnost pregleda poslednje verzije dokumenta i mogućnost povraćaja prethodne verzije, a tu je svakako i opcija pokretanja bezbednosti dokumenata na nivou tima.
Vidljive prednosti, odnosno uticaji korišćenja ovog alata u poslovanju ogledaju se kroz povećanje produktivnosti, što se postiže brzim savladavanjem korisničkog interfejsa, jednostavnim korišćenjem rešenja, naprednom pretragom i stimulacijom učenja iz prethodnog iskustva, kao i korišćenjem postojećih poslovnih podataka za donošenje odluka. Prednost je i dostupnost servisa sa bilo kog mesta, u bilo koje vreme. Na modernoj infrastrukturi, u cloud‑u, SharePoint je servis koji stvara uštede zbog deljenja resursa.
Očekuje nas i nova verzija – SharePoint 2016, koja obećava poboljšanja na polju korisničkog ugođaja i komunikacije i kolaboracije u timskom radu. Microsoft‑ova politika partnerskih odnosa sa kompanijama koje prilagođavaju, implementiraju i održavaju rešenje u našoj zemlji je razvijena, pa tako korisnici mogu da biraju između većeg broja kompanija implementatora. S obzirom da je tako prilagođen servis dostupan i u cloud‑u, i mala i srednja preduzeća mogu da razmišljaju u pravcu implementacije ovog rešenja, bez investicionih troškova za infrastrukturu i kupovinu licenci.
