DMS (Document Management System) ComDoc

Sva poslovna dokumentacija
Lako dostupna i
Digitalno arhivirana

Uz DMS ComDoc rešite se papira i vodite evidenciju o dokumentaciji u nekoliko klikova!

Document Management System pruža vam mogućnost da odbacite višak papira iz kancelarije i zaboravite na stare i prašnjave registre.

ComDoc DMS softver – jedno rešenje za svaki dokument, bez suvišnih prekucavanja

ComDoc-veliki-slon-normalna_940x752px_DMS_document_management_system-500x400

DMS (Document Management System) ComDoc

Sva poslovna dokumentacija – LAKO dostupna i DIGITALNO arhivirana

Uz DMS ComDoc rešite se papira i vodite evidenciju o dokumentaciji u nekoliko klikova!

Document Management System pruža vam mogućnost da odbacite višak papira iz kancelarije i zaboravite na stare i prašnjave registre.

ComDoc DMS softver – jedno rešenje za svaki dokument, bez suvišnih prekucavanja

 

E fakture

DMS poseduje mogućnost komunikacije sa Sistemom elektronskih faktura. Sistem je moguće koristiti za neograničen broj faktura i za veći broj povezanih pravnih lica.

Arhivska knjiga

Kompletno rešenje usklađeno za svim zakonskim propisima, za lako i pouzdano arhiviranje dokumentacije i brzo i jednostavno vođenje arhivske knjige

Izbegnite dupli unos podataka

Ovaj Document management sistem je rešnje koje je moguće integrisati pomoću API-a sa bilo kojim ERP-om ili drugim poslovnim rešenjima.

Microsoft Nav / Microsoft BC / SAP

Šta čini DMS
(Document Management System)?

DMS aplikaciju čine tri modula – Digitalna pisarnica, Workflow i e-Fakture i Arhivska knjiga. Dokument se unosi u sistem i arhivira se pod zadatom kategorijom i određenim predmetom. Omogućen je automatizovan proces kretanja dokumenta, kroz workflow. Sistem prati životni vek i tok dokumenta i njegovu istoriju. Omogućeno je elektronsko vođenje delovodne knjige i digitalno potpisivanje.

1. Unos dokumenta

Dokumenta se u DMS mogu arhivirati na tri načina:

  • Skeniranjem – arhiviranje dokumenata u papirnom obliku
  • Učitavanjem – unos digitalnih dokumenata sa računara
  • Generisanjem dokumenata iz šablona – arhiviranje dokumenata kreiranih na osnovu predefinisanog Word šablona

detaljnije

Pri unosu dokumenata u DMS, pored osnovnih atributa, dokument je moguće detaljnije opisati i dodatnim atributima, koji će biti od značaja za dalje upravljanje dokumentima u aplikaciji. Moguće je dodeliti nove atribute ili izmeniti postojeće, čime se kreira nova verzija dokumenta i omogućava praćenje istorije izmene dokumenta.

2. Organizacija dokumenta

U okviru DMS aplikacije razlikuju se tri nivoa organizacije dokumenata: Kategorije dokumenata, Tipovi dokumenata sa pripadajućim atributima, Predmeti.

detaljnije

  • Kategorije dokumenata predstavljaju fizička mesta smeštanja dokumenata i osnov su za korisničke privilegije nad dokumentima. Stablo kategorija moguće je definisati shodno potrebama kompanije koja koristi aplikaciju.
  • Tipovi dokumenata služe za podelu dokumenata na osnovu njihove prirode – Račun, Ugovor, Dopis. Svakom tipu dokumenta moguće je pripojiti odgovarajuće atribute koji su nosioci dodatnih informacija o dokumentu – Iznos, Rok za plaćanje, Pošiljalac, Datum prometa. Atributi dokumenata mogu biti Tekstualni, Datumski, Numerički i Enumerativni.
  • Predmeti se koriste za logičko povezivanje dokumenata koji mogu biti smešteni u različitim kategorijama. Pristup i manipulacija dokumentima u predmetu ograničeni su korisničkim privilegijama samih korisnika.

3. Pretraga dokumenta

Jedna od glavnih karakteristika DMS aplikacije je brza i jednostavna pretraga arhiviranih dokumenata.

detaljnije

Sve informacije koje je korisnik uneo kao atribute dokumenta, kao i podaci koje sistem sam generiše prilikom unošenja dokumenata u sistem, predstavljaju parametre pretrage koji se mogu proizvoljno ukrštati.

4. Deljenje dokumenta

DMS aplikacija omogućava deljenje arhiviranih dokumenata slanjem putem e-mail-a.

detaljnije

Ukoliko se dokument deli sa korisnikom aplikacije, e-mail-om se prosleđuje link ka pregledu dokumenta u aplikaciji. Ukoliko se dokument deli sa trećim licem, koje nije korisnik aplikacije, e-mail-om se prosleđuje dokument, koji je moguće preuzeti.

5. Digitalni potpis

Upotrebom digitalnog potpisa olakšava se sklapanje dogovora i skraćuje se vreme obrade informacija.

detaljnije

Značaj mogućnosti digitalnog potpisivanja dokumenat u DMS aplikaciji ogleda se u potvrđivanju autentičnosti sadržaja dokumenta i garantovanju identiteta potpisnika.

6. Workflow

Kroz Workflow modul DMS-a omogućeno je kreiranje neograničenog broja konfiguracija procedura sa različitim brojem koraka i korisnika koji rade na njima. Konfiguracije procedura mogu kreirati administratori sitema samostalno, bez intervencije programera.

detaljnije

Veze između koraka procedure mogu se podešavati proizvoljno – mogu se odvijati linearno, mogu sadržati grananja ili imati povratne veze. Osnovne operacije nad dokumentima konfigurišu se za svaki korak pojedinačno. U delu aplikacije za pregled istorije procedure mogu se pratiti sve akcije korisnika, kao i tok dokumenta kroz proceduru, od pokretanja do završetka.

7. Delovodni broj i delovodna knjiga

DMS aplikacija omogućava kreiranje delovodnog broja konfigurabilnog formata, koji se može sastojati od šifre kategorije, separatora, godine i brojčane serije. 

detaljnije

Delovodni broj je moguće konfigurisati posebno za dokumenta i posebno za predmete. Takođe, omogućeno je i vođenje elektornske delovodne knjige koja se preuzima na računar korisnika u XLSX formatu.

8. Privilegije

Administratoru sistema omogućeno je da kreira naloge korisnicima, kao i da dodeljuje privilegije u smislu upravljanja dokumentima u sistemu.

detaljnije

Privilegije su granularno postavljene; korisniku je moguće dodeliti ili oduzeti privilegije za upravljanje dokumentima, predmetima, delovodnom knjigom i kontaktima. Na ovaj način pristup dokumentima je zaštićen dodeljenim privilegijama u sistemu.

9. Eksterni servisi

DMS je otvorena aplikacija koja ima ugrađene mehanizme kojima je putem Web servisa omogućena komunikacija sa ekternim sistemima. 

detaljnije

Pored kreiranja korisničkih naloga i upravljanja bazom kontakata u DMS-u, moguća je sinhronizacija sa ERP sistemima i Active Directory servisom.

DMS je dostupan i kao cloud
i kao on-prem rešenje

DMS – Birate lokaciju vaše digitalne dokumentacije

Zašto ComDoc DMS?

DMS – Benefiti rešenja

Od sada možete da uradite više, upravljajte dokumentacijom uz ComDoc i uštedite vreme svojim zaposlenima.

Prednost za zaposlene:

  • Pregled dokumenata
  • Podela poslova
  • Olakšan proces rada i rukovanja

Prednost za menadžment:

  • Uvid u tok podataka
  • Uvid u status realizacije predmeta
  • Mogućnost za unapređenje procesa

Prednost za preduzeće:

  • Brži i lakši proces rada
  • Visok stepen zaštite podataka
  • Unapred definisan tok dokumenta
  • Uvid u ceo životni vek jednog dokumenta
  • Laka dostupnost
  • Dobra organizacija
  • Ušteda vremena i novca
  • Jednostavna i sigurna digitalizacija
  • Jednostavna manipulacija i razmena dokumenata

FAQ

DMS – Pitanja i odgovori

Kome je potreban ComDoc Document Management System?

Svim preduzećima, nezavisno od veličine.
Preduzećima koja imaju probleme sa skladištenjem i razmenom dokumentacije, sa
čestim gubitkom ili oštećenjem papirnog dokumenta.

Da li ovo rešenje mogu da instaliram u sopstvenom data centru?

Rešenje je dostupno kao servis na Coming Cloud platformi, a može biti instalirano i na
lokaciji korisnika.

Da li je ComDoc moguće integrisati sa ERP sistemima?

ComDoc je koncipiran kao otvoreni sistem gde korisnik ima mogućnost integracije sa postojećim ERP sistemima, kao i sa Active Directory servisom.

Da li je ComDoc DMS kompatibilan sa svim mobilnim uređajima?

Da, mobilnost i dostupnost uvek i svuda su jedne od karakteristika ComDoc DMS-a.

Koje su prednosti korišćenja ComDoc-a na cloud infrastrukturi?

 U cloudu su dokumenta dostupna u svakom trenutku, dovoljan je pristup internetu i pretraživaču.

Da li su dokumenta bezbedna u ComDoc rešenju na cloud infrastrukturi?

Dokumenta su bezbedna jer koristimo savremena cyber security rešenja i garantujemo za podatke.

Da li samostalno mogu da upravljam ComDoc rešenjem?

Da, ComDoc je kreiran tako da administratori sa strane korisnika mogu samostalno da upravljaju sistemom bez intervencije programera.

Društvena odgovornost

Korišćenjem ComDoc DMS -a:

Štedite novac

Manji trgovinski lanac godišnje potroši na papir, štampu i skladištenje dokumentacije i do 150.000 evra

Čuvate šume

Banka srednje veličine godišnje proizvede čak 11 miliona listova papira, prema istraživanju NALED-a

Budite deo 7% ekološki odgovornih kompanija

Ubrajate se u samo 7 odsto ekološki odgovornih kompanija i institucija u Srbiji koje posluju elektronski

Pored svega navedenog jako je važno da napomenemo da korišćenjem našeg DMS rešenja možete napraviti veliku uštedu u potrošnji papira.

Pored materijalne koristi, uštedom papira čuvate i prirodne resurse i svrstavate se u društveno odgovornu kompaniju.

Reference

crni pravougaonik u kome belim slovima piše beo a pored svetlo plavim slovima piše maco
analysis doo logo
Ilustracija knjige izdna naziva tomas knjigovodstvo
Ilustracija knjige izdna naziva tomas knjigovodstvo
lord-travel-logo
prince-aviation-logo
sto-posto
tpa-logo
mondi-logo
schneider-logo
yumis-logo
dexpress-ogo
mladost-logo
imlek-logo
institut-za-standardizaciju-srbije-logo
gradska-toplana-nis-logo
galenika-fitofarmacija-logo
europapier-logo
e-reciklaza-logo
domar-logo
aunde-logo
autotransport-logo
pzp-pozarevac-logo
quantum-automarket-logo

COMING - Computer Engineering

Toše Jovanovića 7, 11000 Beograd
+381 (0)11 3 544 644
www.coming.rs

Kontakt

Adresa

Toše Jovanovića 7, 11000 Beograd

Pišite nam

© 2022 COMING. Sva prava rezervisana.